RejestracjaZaloguj się
WróćA A A

Zarządzanie czasem – podstawa dobrej organizacji pracy

Czas jest zasobem ograniczonym. Wszyscy doskonale to wiedzą, ale nie każdy potrafi poradzić sobie z tym problemem. Właśnie dlatego tak ważne jest uświadomienie sobie, jak ważną funkcję w organizacji pracy – własnej i innych – pełni skuteczne zarządzanie czasem.

Zarządzanie czasem – co to takiego?

Odpowiedź na to pytanie wydaje się banalna. Zarządzanie czasem to umiejętne planowanie i systematyczne wykonywanie poszczególnych zadań, prowadzące do osiągania celów. Profesjonalne zarządzanie czasem obejmuje kilka podstawowych czynności:

Wyznaczanie celów, czyli zdiagnozowanie działań, których wykonanie jest niezbędne dla osiągnięcia pożądanych celów,

Planowanie – estymowanie czasu potrzebnego dla wykonania poszczególnych działań, dzielenie ich na etapy,

Podejmowanie decyzji – wybieranie sposobów realizacji zadań,

Realizacja – tworzenie harmonogramu działań, analizowanie kolejności ich wykonywania oraz czasu trwania poszczególnych etapów i określanie na bieżąco potrzebnych do tego zasobów,

Monitorowanie – kontrolowanie osiągniętych wyników i ewentualna korekta celów.

Skuteczne zarządzanie czasem nie dopuszcza przypadkowości w podejmowanych działaniach.

Efektywnie zarządzać czasem, to nie marnować go

Największym problemem osób, które nie potrafią efektywnie zarządzać czasem, jest jego marnowanie. Wynika ono z wielu rozmaitych czynników wewnętrznych i zewnętrznych, czyli zależnych lub niezależnych od człowieka.

Podstawowe przyczyny wewnętrzne marnotrawstwa czasu to:

- brak świadomości przemijania czasu i jego ograniczenia,

- bezrefleksyjne podejście,

- brak doświadczenia,

- zbyt niska motywacja,

- brak wiedzy na temat efektywnego zarządzania czasem,

- uwarunkowania osobowościowe, takie jak: brak asertywności, niezdyscyplinowanie, niepunktualność, brak porządku, niesystematyczność, brak talentów organizacyjnych, niedbalstwo, flegmatyczność, słaba komunikatywność, gadatliwość czy brak ambicji. 

Zewnętrzne czynniki wpływające na marnowanie czasu to wszystko, co przeszkadza w realizacji planu: awarie sprzętu, spóźnienia, hałas, niespodziewane wypadki losowe i inne nieprzewidziane wydarzenia odciągające od wykonywania zaplanowanej pracy, dekoncentrujące i rozpraszające.

Trening zarządzanie czasem jest więc nauką panowania i kontroli zarówno nad czynnikami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi.

Nie wpaść w pułapkę złego zarządzania czasem

Podczas opracowywania własnych metod zarządzania czasem, trzeba uważać na to, by nie wpaść w pułapki własnych nieumiejętnych działań. Warto więc pamiętać o tym, by:

- opracowywanie planów i tworzenie list czynności do wykonania oraz harmonogramów nie trwało dłużej, niż sama ich realizacja,

- nie próbować wykonać zbyt wielu czynności w zbyt krótkich czasie,

- w każdym planie uwzględniać wyznaczanie priorytetów,

- ustalać cele długo i krótkoterminowe,

- nie wpadać w panikę z powodu zbyt dużej ilości czynności do wykonania.

Wielu osobom wydaje się, że zarządzanie czasem to trudne wyzwanie, jednak wcale nie musi tak być, jeżeli opracuje się odpowiednio efektywne i nieskomplikowane metody.

Paulina Maria Szymborska-Karcz

e-szkolenia

kursy internetowe

promocja